Хотелски брави с карти

Oct06

Хотелски брави с карти

Пълно ръководство за собственици на хотели

как работят, какво включва системата и как да изберете правилните за вашия хотел

Рецепцията е пълна, гостът е изморен след дълъг път, а металният ключ за стая 214 отново липсва. За много хотели в България това все още е ежедневие. Хотелските брави с карти решават този проблем веднъж завинаги: картата се кодира за секунди, важи само за точната стая и период и спира да работи в момента на напускането.

В това ръководство ще намерите как работи една система с карти, от какво се състои, какви видове карти има и какво да проверите, преди да инвестирате. Текстът е написан за собственици и управители на хотели, комплекси, апартхотели и вили, които мислят за подмяна на старите брави.

Какво е хотелска брава с карта

Хотелската брава с карта е електронна брава, която се отключва с безконтактна карта вместо с метален ключ. В дръжката има четец, а в корпуса – малък контролер и механизъм, който освобождава езичето. Гостът доближава картата, бравата проверява дали тя е валидна за тази врата и този момент, и се отключва.

Разликата с обикновената смарт брава за дома е, че хотелските брави работят като система. Всички врати се управляват от един софтуер, има различни нива на достъп за гости и персонал и всяко отключване може да се проследи.

От какво се състои системата

Една система с хотелски брави с карти има четири основни части:

Електронните брави на вратите на стаите. Работят с батерии и не изискват кабели до вратата, което прави монтажа бърз и чист.
Картите. Безконтактни RFID карти, които се пренаписват многократно. Вместо карти могат да се използват и гривни или ключодържатели с чип.
Енкодерът – малко устройство на рецепцията, с което се записва картата за даден гост.
Софтуерът за управление. В него се създават картите, задават правата на персонала и се чете историята на отключванията.

Към това често се добавят картови ключове за ток (енергоспестяващи джобове в стаята), четци за асансьор, фитнес, басейн и служебни помещения. Така една карта отваря всичко, което гостът има право да използва.

Как работи в един работен ден

Гостът пристига и рецепционистът избира стаята и датата на напускане в софтуера.
Картата се поставя върху енкодера и се записва за няколко секунди. При нужда се правят и втора и трета карта за семейството.
Картата отключва само тази стая (и общите зони, ако са разрешени) до часа на напускане.
Карта на камериерка отваря само стаите от нейния етаж и само в работното време.
Ако гост загуби картата си, се записва нова, а старата спира да работи. Няма смяна на батерии, няма извикване на ключар.
При напускане гостът оставя картата, тя се презаписва за следващия. Ако я вземе си за спомен, тя вече не отваря нищо.

Какви карти се използват

Повечето съвременни хотелски брави работят с безконтактни RFID карти. Има два основни типа, и разликата между тях е важна за сигурността.

Тип карта	Честота	Сигурност	За кого е подходяща
Нискочестотни (напр. T5577, EM)	125 kHz	Ниска – лесно се копират	Малки обекти с нисък бюджет
Високочестотни (напр. MIFARE)	13,56 MHz	По-висока, с криптиране на данните	Хотели, комплекси, обекти с много стаи

За нова система препоръчваме карти на 13,56 MHz. Разликата в цената на карта е малка, а защитата срещу копиране е значително по-добра. Картите могат да се отпечатат с логото и цветовете на хотела, което ги прави и малка реклама.

Предимства пред механичните ключове

Сигурност. Загубена карта се анулира веднага. Загубен ключ означава смяна на батерията или риск за следващия гост.
История на отключванията. Бравата помни коя карта кога я е отворила. При оплакване за липсаща вещ имате факти, не предположения.
По-бърза рецепция. Няма търсене на ключове, дубликати и табло. В пика на сезона всяка минута на гишето има значение.
Контрол над персонала. Всеки служител има само достъпа, от който се нуждае. Сезонен работник, който напусне, просто се изтрива от системата.
По-добри отзиви. Гостите очакват карта и често споменават старите ключове в отзивите в Booking и Google.
Енергийна ефективност. С картов ключ за ток климатикът и осветлението се изключват, когато гостът излезе.

Какво да проверите, преди да изберете хотелски брави

Вид и дебелина на вратите. Дървени, метални, алуминиеви или противопожарни врати изискват различен тип брава и тяло (мортиз). Измерването на място е първата стъпка.
Механичен авариен ключ. Всяка сериозна хотелска брава има скрит механичен цилиндър за аварийни случаи.
Батерии и предупреждение. Бравата трябва да сигнализира при слаби батерии много преди да спре. Добре е да има и възможност за аварийно захранване отвън.
Софтуер на български и лесен за работа. Рецепцията се сменя всеки сезон – обучението трябва да отнема минути, не дни.
Връзка с резервационната система. Проверете дали софтуерът на бравите може да се свърже с вашата система за управление на хотела (PMS).
Резервни части и поддръжка на място. В разгара на август няма време да чакате детайл от чужбина. Изберете фирма, която може да дойде бързо.
Външен вид. Бравата е първото, което гостът докосва. Изберете дизайн и цвят, които пасват на интериора.

От какво зависи цената

Цената на хотелските брави с карти се формира от броя врати, модела и класа на бравата, типа карти, софтуера и монтажа. Добавят се и допълнителните четци за общи зони и картовите ключове за ток. Най-точна цена се дава след оглед, защото старите врати често изискват адаптация.

Инвестицията се връща по три начина: няма разходи за смяна на батерии и ключове, пести се ток и растат оценките в онлайн отзивите.

Чести грешки при избор

Купуване на евтини брави онлайн без софтуер на български и без кой да ги поддържа.
Избор на карти на 125 kHz заради малка разлика в цената.
Подмяна в разгара на сезона, когато стаите са заети.
Липса на обучение на персонала и на план за аварийни ситуации.

Често задавани въпроси

Какво става, ако батериите свършат? Бравата предупреждава предварително. В краен случай се отваря с механичния авариен ключ.

Може ли да се сложат на съществуващите врати? В повечето случаи да. След оглед се избира модел, който пасва на вратата, без да се сменя тя.

Колко време отнема монтажът? Зависи от броя стаи и състоянието на вратите. Най-добре е да се планира извън сезона.

Могат ли гостите да копират картата? При картите на 13,56 MHz с криптиране това е значително по-трудно, отколкото при нискочестотните карти.